Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable y contacto

Asesovisas Immigration Inc., identificada con NEQ 1179111720 y con domicilio en 5748 Avenue Auteuil, Brossard, Quebec, J4Z 1M7, Canadá, es responsable de las finalidades del tratamiento de datos relacionado con sus consultas y servicios.

Asesovisas Immigration S.A.S., identificada con NIT 901732972-3 y con domicilio en Carrera 9 # 61-81, oficina 303, Bogotá, Colombia, realiza labores de apoyo administrativo e ingreso de datos por cuenta de la sociedad canadiense y conforme a sus instrucciones. El acceso de su personal se limita a la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

Esta Política comprende el tratamiento de información mediante www.asesovisas.com, sus formularios integrados y los canales utilizados para atender consultas y gestionar expedientes.

Esta Política se aplica conforme a la legislación pertinente de Quebec, incluida la legislación del sector privado modificada por la Ley 25; la Personal Information Protection and Electronic Documents Act, PIPEDA, cuando corresponda; y la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación colombiana, cuando resulten aplicables.

2. Información recopilada y finalidades

Según la consulta o el servicio, tratamos únicamente los datos necesarios para las siguientes actividades:

No solicitamos habitualmente información médica, antecedentes penales ni relatos de persecución. Si un servicio hiciera necesario tratar estas u otras categorías especialmente sensibles, se informará previamente y se cumplirán los requisitos aplicables.

La información también puede utilizarse para atender derechos y reclamaciones, cumplir requerimientos legales o profesionales y gestionar incidentes de seguridad.

No enviamos boletines ni publicidad utilizando los datos de los clientes. Las comunicaciones se relacionan con consultas, servicios, pagos, seguridad o cumplimiento de obligaciones.

3. Cómo obtenemos la información

Recibimos datos del interesado o de su representante autorizado mediante CaseEasy, incluido su formulario integrado en el sitio, correo empresarial, Microsoft Teams y OneDrive empresarial.

WhatsApp se utiliza para mensajes y coordinación, pero no se establece como canal previsto para recibir documentos de expedientes.

Cuando sea necesario y exista autorización o fundamento legal, podemos recibir información de autoridades y de personas o instituciones relacionadas con el encargo. Ser familiar o cliente principal no permite autorizar automáticamente el tratamiento de los datos de otro adulto.

El formulario de consulta inicial recoge únicamente el nombre, país y ciudad de residencia, correo electrónico, teléfono y motivo de consulta. Utilizamos estos datos para analizar la solicitud, contactar al interesado por correo electrónico, teléfono o WhatsApp y presentarle una propuesta de servicios para su caso.

El campo de motivo de consulta no está destinado a recibir información médica, antecedentes ni números de documentos. Si el interesado incluye esta información, será tratada con las mismas medidas de protección y podrá ser suprimida cuando no sea necesaria.

Antes de enviar el formulario, el interesado debe otorgar tres manifestaciones separadas:

1. La autorización libre, previa, expresa e informada para utilizar sus datos con las finalidades indicadas.
2. La confirmación de que entiende que los datos se registran en CaseEasy 360, con servidores en Canadá, y que Asesovisas Immigration S.A.S. puede acceder a ellos desde Colombia por cuenta de Asesovisas Immigration Inc.
3. La declaración de que leyó y acepta esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

Las casillas no vienen marcadas por defecto y cada respuesta queda registrada con su fecha en la plataforma.

Si el interesado contrata nuestros servicios, la información adicional requerida para el trámite, incluidos documentos de identidad y, cuando corresponda, datos sensibles o de menores, se solicitará en esa etapa mediante una autorización específica para dichas finalidades.

4. Consentimiento e información necesaria

Antes de recopilar datos, se determinarán su necesidad y finalidad. Cuando resulte exigible, solicitaremos una autorización o consentimiento específico, comprensible y mediante un mecanismo que permita conservar prueba de su otorgamiento.

Las solicitudes escritas de consentimiento se presentarán separadamente cuando la normativa lo requiera. El silencio o la simple navegación por el sitio no constituyen una autorización general.

La persona puede solicitar explicaciones o retirar su consentimiento para usos futuros, con las limitaciones legales correspondientes. Se informará si la falta de un dato indispensable impide realizar una parte del servicio. La atención no se condicionará a usos innecesarios de la información.

El retiro del consentimiento no elimina las obligaciones de conservación ni invalida automáticamente los tratamientos anteriores realizados legítimamente.

5. Datos sensibles y menores

Los datos sensibles tendrán acceso restringido y una protección acorde con su naturaleza. Se solicitará consentimiento expreso cuando corresponda y se informará sobre la finalidad y las condiciones de su tratamiento.

Los datos de menores se tratarán únicamente cuando sean necesarios, respetando su interés superior y las facultades de sus representantes.

En Quebec se observarán las reglas de consentimiento aplicables a los menores de catorce años y a quienes tengan catorce años o más, incluidas las excepciones legales pertinentes.

Cuando resulte aplicable la legislación colombiana, se garantizarán los derechos fundamentales del menor y la intervención de su representante, así como el derecho del menor a ser escuchado según su madurez y capacidad de comprensión.

6. Grabaciones y transcripciones

Las consultas realizadas mediante Microsoft Teams pueden grabarse y transcribirse para preparar notas internas. Se informará previamente y se solicitará el consentimiento correspondiente. La persona podrá recibir la consulta sin grabación ni transcripción.

Las grabaciones y transcripciones se eliminarán de Microsoft Teams y OneDrive empresarial a los noventa (90) días contados desde la reunión. En el expediente se conservará únicamente el resumen pertinente de las notas internas.

Excepcionalmente, una obligación legal o un procedimiento pendiente puede requerir la conservación de determinados registros durante un periodo mayor, con acceso restringido.

7. Inteligencia artificial

Utilizamos herramientas de apoyo, incluidas ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot y las funciones integradas en CaseEasy.

Antes de utilizar información relacionada con casos en ChatGPT, Claude o Microsoft Copilot, eliminamos o generalizamos tanto los identificadores directos como los detalles que razonablemente puedan permitir identificar indirectamente a una persona.

La información que todavía permita una identificación razonable continuará tratándose como dato personal.

La función integrada en CaseEasy puede procesar datos identificables. Su utilización deberá estar respaldada por la evaluación del proveedor, la información sobre sus finalidades y destinatarios, y los consentimientos o fundamentos legales exigibles. Los avisos de la plataforma no sustituyen automáticamente las obligaciones de AsesoVisas Immigration.

Los resultados utilizados en un expediente estarán sujetos a revisión profesional. Si se incorporaran decisiones basadas exclusivamente en tratamiento automatizado, se cumplirán previamente las obligaciones aplicables de información, explicación y revisión.

CaseEasy ofrece dos funciones opcionales de inteligencia artificial, las cuales solamente funcionan si AsesoVisas Immigration las activa:

• Análisis de elegibilidad: utiliza datos desidentificados, sin nombres, datos de contacto, direcciones, números de documentos ni documentos. La información puede procesarse en servidores de Microsoft ubicados fuera de Canadá.
• Lectura de documentos: procesa documentos identificables en servidores de Microsoft ubicados en Canadá, sin que el proveedor conserve el documento ni el resultado.

Ninguna de estas funciones utiliza la información para entrenar modelos de inteligencia artificial. Cuando AsesoVisas Immigration utilice estas funciones, informará previamente al interesado y obtendrá los consentimientos exigidos por la legislación aplicable.

8. Acceso y destinatarios

Solamente tendrán acceso a los datos las personas autorizadas que necesiten la información para el cumplimiento de sus funciones.

Según el caso y el fundamento legal correspondiente, la información podrá comunicarse a:

• Autoridades competentes para gestionar el expediente o cumplir requerimientos.
• Personas autorizadas por el titular.
• Proveedores necesarios para comunicaciones, almacenamiento, gestión de expedientes y pagos.
• Colaboradores cuya intervención esté debidamente autorizada.
• Organismos reguladores y asesores cuando exista fundamento legal.

Los proveedores utilizados incluyen CaseEasy, Microsoft 365 empresarial, WhatsApp, PayPal y las entidades bancarias correspondientes.

Cuando estos proveedores actúen por nuestra cuenta, se establecerán las instrucciones y condiciones exigibles de confidencialidad, seguridad y uso limitado. Algunos proveedores también realizan tratamientos bajo sus propias obligaciones legales. Esto no elimina las responsabilidades de AsesoVisas Immigration respecto de la información que se encuentre bajo su control.

9. Tratamiento internacional

Los datos se tratan en Canadá y pueden ser consultados o ingresados desde Colombia por personal autorizado. El acceso remoto desde Colombia forma parte del tratamiento internacional, aunque los archivos permanezcan almacenados en Canadá.

Antes de comunicar datos fuera de Quebec o encargar su tratamiento en otra jurisdicción, se realizará la evaluación de privacidad exigible y se establecerán las condiciones contractuales correspondientes.

Para operaciones sujetas a PIPEDA, se mantendrá la responsabilidad que corresponda sobre los datos tratados por proveedores. En los flujos sujetos a la legislación colombiana, se distinguirá entre transferencia y transmisión según las funciones reales de las entidades, y se aplicarán los mecanismos legalmente exigibles.

La información tratada en otro país puede quedar sujeta al acceso legal de las autoridades de dicho país.

Los expedientes se alojan principalmente en Canadá, en la plataforma CaseEasy 360 y en OneDrive empresarial. Algunos proveedores técnicos, como los utilizados para envío de correos, pagos y seguridad, pueden procesar información limitada fuera de Canadá.

Asesovisas Immigration S.A.S. accede a la información desde Colombia. Cuando el trámite lo requiera, la información podrá comunicarse a las autoridades migratorias competentes en Canadá o en el país de destino.

Puede consultar más información sobre la plataforma en la
Política de Privacidad de CaseEasy.

10. Conservación y eliminación

Los expedientes profesionales se conservarán durante seis (6) años desde su cierre, sin perjuicio de los plazos adicionales exigidos por obligaciones legales o profesionales o por procedimientos pendientes.

Las grabaciones y transcripciones tendrán el plazo específico de noventa (90) días señalado anteriormente. Las notas pertinentes incorporadas al expediente se conservarán junto con este.

La información de consultas no contratadas, los registros técnicos, las copias temporales y los respaldos tendrán plazos diferenciados según su necesidad. No se les aplicará automáticamente el plazo completo del expediente profesional.

Cuando terminen la finalidad del tratamiento y las obligaciones de conservación, se realizará una eliminación segura, considerando los ciclos de respaldo y eliminación de los proveedores.

11. Seguridad e incidentes

Se aplicarán medidas proporcionales a la sensibilidad y a los riesgos de los datos, incluidos permisos de acceso, protección de cuentas y dispositivos, compromisos de confidencialidad del personal, supervisión de proveedores y procedimientos de conservación y eliminación.

La responsable de privacidad coordinará la atención de incidentes. Se adoptarán medidas para contenerlos, evaluar sus consecuencias y prevenir su repetición, incluso cuando ocurran en un proveedor.

Se mantendrán los registros y se efectuarán las notificaciones legalmente exigibles. En Quebec se evaluará el riesgo de perjuicio serio y, bajo PIPEDA, el riesgo real de daño significativo. También se cumplirán los reportes exigibles en Colombia.

12. Sitio web y cookies

El sitio incluye información comercial, enlaces y un formulario integrado de CaseEasy. Los registros técnicos, cookies y contenidos externos pueden implicar el tratamiento de datos de navegación.

Se informarán los mecanismos efectivamente utilizados, sus finalidades, proveedores, duración y controles. Cuando resulte necesario obtener consentimiento, se solicitará antes de activar las tecnologías correspondientes.

El sitio utiliza únicamente cookies propias, técnicas y de corta duración. Estas cookies permiten el funcionamiento del sitio, mantienen la sesión de los visitantes durante un día como máximo y permiten contar visitas únicas con fines estadísticos, sin identificar al visitante ni crear perfiles.

El sitio no utiliza cookies publicitarias ni herramientas de analítica de terceros.

Los videos de YouTube y los enlaces a Facebook e Instagram pertenecen a esos proveedores. Dichos proveedores pueden recopilar datos de navegación cuando el visitante reproduce un video o accede a sus plataformas, de acuerdo con sus propias políticas. El formulario de CaseEasy se rige por la sección 3 de esta Política.

Las cookies pueden bloquearse o eliminarse desde la configuración del navegador. Si posteriormente se incorporan herramientas de analítica o publicidad, esta sección se actualizará y se solicitará el consentimiento correspondiente antes de activarlas.

13. Derechos y solicitudes

Conforme a la legislación aplicable, la persona puede solicitar:

• Acceso a sus datos personales.
• Información sobre el uso de sus datos y sus destinatarios.
• Rectificación y actualización de la información.
• Prueba de la autorización otorgada.
• Retiro del consentimiento, cuando proceda.
• Supresión de la información, cuando resulte legalmente aplicable.

En Quebec también se atenderá la portabilidad de los datos informatizados recopilados de la persona, en un formato tecnológico estructurado y de uso común, conforme a sus condiciones y excepciones.

Los derechos relativos a la desindexación y a las decisiones exclusivamente automatizadas se atenderán cuando se cumplan sus presupuestos legales.

La supresión puede estar limitada por obligaciones de conservación u otras excepciones legales. Cualquier negativa será explicada y se informarán los recursos correspondientes.

Verificaremos la identidad de forma proporcional, sin solicitar documentos excesivos, y proporcionaremos asistencia razonable cuando sea necesaria.

Los datos contenidos en notas internas también estarán sujetos a los derechos legalmente aplicables.

14. Plazos y reclamaciones

Se aplicarán los siguientes plazos según el régimen correspondiente:

En Colombia, los reclamos incompletos, su traslado y la anotación de “reclamo en trámite” se gestionarán conforme al procedimiento legal aplicable.

Según la competencia y los requisitos aplicables, la persona podrá acudir a las siguientes autoridades:

• Commission d’accès à l’information du Québec.
• Office of the Privacy Commissioner of Canada.
• Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

Para acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia deberá agotarse el trámite previo exigido por la Ley 1581 de 2012.

Las conversaciones informales no suspenden automáticamente los plazos para interponer recursos.

15. Actualizaciones y disponibilidad

Esta Política estará disponible en www.asesovisas.com y podrá solicitarse mediante el canal de privacidad.

Las modificaciones sustanciales se comunicarán de forma apropiada antes de su aplicación cuando corresponda. Una actualización no amplía automáticamente las finalidades autorizadas ni sustituye los nuevos consentimientos que resulten exigibles.

Se facilitará la versión francesa conforme a las obligaciones lingüísticas aplicables en Quebec.